Zásady ochrany osobních údajů.

1. Kdo je správcem a jak nás kontaktovat

Správcem osobních údajů je B.you, s.r.o., IČO 30167787, se sídlem Kaprova 42/14, Staré Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 458367 (dále jen „my“ nebo „b.you“).

S dotazy a žádostmi ohledně osobních údajů se na nás můžete obrátit písemně na uvedené sídlo s označením „Ochrana osobních údajů“. Kontakt pro ochranu osobních údajů: monika@b-you.cz. Tím nejsou omezeny jiné zákonné způsoby uplatnění vašich práv.

2. Jaké údaje zpracováváme a odkud je získáváme

Zpracováváme zejména jméno a příjmení, e-mail, případně telefon, údaje o zvolené akci, počtu míst, účasti, změnách rezervace a stornu, fakturační údaje a údaje potřebné k přiřazení platby nebo vrácení peněz. Součástí evidence může být související komunikace, reklamace a požadavky na organizaci akce. Datum narození nebo věk zjišťujeme jen tehdy, je-li ověření věkové podmínky pro konkrétní akci potřebné; kopie dokladů běžně nevyžadujeme.

Údaje získáváme především přímo od vás. Rezervuje-li místo jiná osoba nebo vás uvede jako náhradnici, můžeme od ní získat vaše jméno, kontakt a údaje o účasti. Informaci o zpracování vám poskytneme nejpozději při prvním kontaktu, před prvním předáním údajů, nebo do jednoho měsíce od jejich získání, podle toho, co nastane dříve, pokud ji již nemáte. Objednatelku žádáme, aby ostatním účastnicím tyto zásady předala.

3. Rezervace a zajištění akce

Údaje používáme k vyřízení poptávky, uzavření smlouvy, potvrzení rezervace, organizaci účasti, zaslání nezbytných pokynů, evidenci plateb a vyřízení změn, storna a reklamací. Právním základem je plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením na vaši žádost podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Jestliže smlouvu uzavírá jiná osoba, opíráme nezbytné zpracování údajů účastnice o oprávněný zájem na řádném zajištění objednané akce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Poskytnutí nezbytných kontaktních a rezervačních údajů je smluvním požadavkem; bez nich nelze rezervaci vyřídit. Dobrovolné údaje nejsou podmínkou účasti.

4. Zákonné povinnosti a ochrana práv

Fakturační a platební údaje zpracováváme pro vedení účetnictví, splnění daňových a dalších zákonných povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, zejména podle zákona o účetnictví a příslušných daňových předpisů. V rozsahu stanoveném zákonem je jejich poskytnutí povinné.

Nezbytné smluvní podklady, komunikaci a doklady o průběhu událostí můžeme uchovat pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků a pro ochranu před zneužitím. Jde o náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Stejný základ používáme pro přiměřené zabezpečení komunikace a našich systémů.

5. Zdravotní omezení a zvláštní požadavky

Pro běžnou rezervaci nepotřebujeme diagnózy ani zdravotní dokumentaci. Pokud potřebujete přizpůsobit aktivitu nebo sdělit alergii či jiné omezení, uvádějte jen to, co je nezbytné pro bezpečný průběh konkrétní akce. Zdravotní údaje nepoužíváme k marketingu.

Je-li pro organizační přizpůsobení potřeba zaznamenat zdravotní údaje, vyžádáme si předem samostatný výslovný souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) a čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR s určením účelu, rozsahu a osob, kterým je potřebujeme zpřístupnit. Samotné odeslání rezervace ani přijetí obchodních podmínek takovým souhlasem není. Souhlas můžete kdykoli odvolat. Bez něj se s vámi pokusíme dohodnout řešení bez evidence zdravotních údajů; konkrétní bezpečnostní požadavky aktivity tím nejsou dotčeny.

V naléhavé situaci můžeme nezbytné údaje poskytnout záchranným složkám, jsou-li splněny zákonné podmínky ochrany životně důležitých zájmů, u zdravotních údajů zejména není-li dotčená osoba fyzicky nebo právně schopna souhlas udělit. Údaje nezbytné k řešení nároků z případného úrazu lze zpracovat za podmínek čl. 9 odst. 2 písm. f) GDPR.

6. Fotografie a obrazové záznamy

O případném fotografování nebo natáčení a zamýšleném využití vás informujeme předem. K propagačnímu použití rozpoznatelné podoby na webu, sociálních sítích či v reklamě si vyžádáme samostatný dobrovolný souhlas se zpracováním a odpovídající svolení k užití podoby. Předem uvedeme konkrétní účel, kanály zveřejnění a dobu použití. Účast na akci ani souhlas s obchodními podmínkami nenahrazují tento souhlas.

Odmítnutí nemá vliv na účast. Po odvolání souhlasu záznam dále nepoužijeme pro daný účel a odstraníme jej z námi spravovaných online kanálů, pokud neexistuje jiný samostatný zákonný důvod pro jeho zachování. Odvolání nemění zákonnost předchozího zpracování; nemůžeme zaručit odstranění kopií, které nezávisle vytvořily třetí osoby. Případné zákonné výjimky pro pořízení a použití záznamů posuzujeme jednotlivě a přiměřeně.

7. Novinky a obchodní sdělení

Pozvánky a nabídky e-mailem zasíláme na základě samostatného souhlasu, nebo vlastním zákaznicím v zákonném režimu nabídky našich vlastních obdobných služeb podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. V zákaznickém režimu je základem zpracování oprávněný zájem na přímém marketingu; možnost jednoduchého bezplatného odmítnutí musí být dostupná již při získání kontaktu i v každé zprávě. Pouhý dotaz nebo sledování profilu nevytváří zákaznický vztah.

Souhlas je dobrovolný. Proti přímému marketingu můžete kdykoli vznést námitku nebo odběr odhlásit a marketingové zpracování ukončíme. Nezbytná organizační komunikace k objednané akci probíhá i bez marketingového souhlasu.

8. Jak dlouho údaje uchováváme

Doby se řídí účelem zpracování. Údaje nepotřebné pro další zákonný účel mažeme nebo anonymizujeme. Pro jednotlivé situace platí následující pravidla:

• Dotazy bez rezervace. Do vyřízení, nejdéle 12 měsíců od poslední věcné komunikace, nevyžaduje-li konkrétní nárok další nezbytné uchování.
• Rezervace a smluvní dokumentace. Po dobu vyřízení rezervace a akce, následně zpravidla 3 roky od úplného vypořádání smlouvy. Při sporu, úrazu či jiném nároku uchováme pouze potřebné podklady po dobu nezbytnou s ohledem na příslušné promlčecí lhůty a trvání řízení.
• Účetní a daňové doklady. Po zákonnou dobu podle druhu dokladu; účetní doklady zpravidla 5 let, účetní závěrky a případné daňové doklady k DPH zpravidla 10 let. Běh lhůty se řídí příslušným předpisem.
• Zdravotní a organizační požadavky. Jen pro konkrétní akci, zdravotní údaje nejdéle do 30 dnů od jejího skončení, pokud nebyl souhlas odvolán dříve nebo není nezbytné vymezené údaje uchovat k řešení konkrétního incidentu či nároku.
• Newsletter. Do odvolání souhlasu nebo odmítnutí marketingu, nejdéle 3 roky od udělení či obnovení souhlasu; v zákaznickém režimu nejdéle 3 roky od posledního nákupu. Delší zasílání vyžaduje nový odpovídající právní důvod.
• Fotografie pro propagaci. Po dobu uvedenou v samostatném souhlasu, nejdéle 3 roky od jeho udělení, není-li souhlas odvolán dříve. Pro další používání po uplynutí této doby si vyžádáme nový souhlas.
• Evidence souhlasů a odmítnutí. Nezbytný doklad o souhlasu a jeho odvolání zpravidla 3 roky po skončení příslušného zpracování pro doložení zákonnosti. Minimální seznam odmítnutých kontaktů po dobu, kdy je nutný k respektování zákazu dalšího zasílání.

9. Kdo může mít k údajům přístup

Údaje zpřístupňujeme pouze osobám, které je potřebují pro uvedené účely: pověřeným členům týmu, lektorkám a organizačním spolupracovníkům; v nezbytném rozsahu dodavatelům rezervací, IT, hostingu, e-mailu a případného rozesílání novinek; účetním a právním poradcům; bankám a poskytovatelům plateb podle zvolené platební metody. Orgánům veřejné moci a záchranným složkám je předáváme, pokud k tomu existuje zákonný důvod.

Zpracovatelé pro nás zpracovávají údaje podle našich pokynů a na základě odpovídající smlouvy. Jiný samostatný pořadatel, poskytovatel ubytování či jiné služby obdrží údaje jen tehdy, je-li to pro vámi objednané plnění potřebné a jste předem informována o jeho roli. Samotné doporučení cizí akce není důvodem k předání kontaktů. Kontaktní údaje ostatním účastnicím neposkytujeme ani vás nepřidáváme do skupin, které je odhalují, bez předchozího dobrovolného souhlasu.

10. Zahraniční služby a online prostředí

Pokud konkrétní služba zahrnuje předání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, včetně vzdáleného přístupu ze třetí země, zajistíme před předáním odpovídající právní mechanismus podle kapitoly V GDPR. Může jít o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, nebo o standardní smluvní doložky doplněné potřebnými opatřeními. O konkrétním příjemci, zemi a použité záruce vás informujeme před zahájením takového zpracování; kopii použitých záruk nebo informaci o jejich dostupnosti lze vyžádat u správce.

Komunikujete-li s námi přes sociální síť, zpracovává její provozovatel údaje také podle vlastních pravidel. Případnou společnou správu statistických údajů o stránce a její podmínky uvedeme u příslušného profilu. Citlivé informace nám přes veřejné komentáře neposílejte.

Při využití webového nebo rezervačního rozhraní mohou být zpracovávány IP adresa, čas přístupu, údaje o prohlížeči a bezpečnostní záznamy pro provoz a ochranu služby na základě oprávněného zájmu. Konkrétní rozsah, poskytovatele a dobu uchování technických záznamů uvedeme u příslušného rozhraní. Netechnické analytické a reklamní cookies či obdobné technologie použijeme pouze po předchozím souhlasu; nezbytné technické cookies jen v zákonném rozsahu. Přehled skutečně používaných technologií, jejich dob a příjemců musí být dostupný před jejich použitím. Odmítnutí netechnických cookies musí být stejně snadné jako jejich přijetí.

11. Vaše práva a jejich uplatnění

Za podmínek GDPR máte právo získat potvrzení o zpracování a přístup k údajům včetně jejich kopie, požadovat opravu nepřesných a doplnění neúplných údajů, výmaz nebo omezení zpracování. Právo na přenositelnost se vztahuje na vámi poskytnuté údaje zpracovávané automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy. Výmaz není bezvýjimečný, zejména pokud údaje musíme uchovat ze zákona nebo pro nezbytnou ochranu právních nároků.

Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku z důvodů vaší konkrétní situace. V takovém případě údaje dále nezpracováváme, ledaže prokážeme závažné oprávněné důvody převažující nad vašimi zájmy a právy, nebo důvody pro právní nároky. Proti přímému marketingu můžete vznést námitku kdykoli a bez odůvodnění; pro tento účel údaje dále používat nebudeme.

Souhlas můžete kdykoli odvolat stejně snadno, jako jste jej udělila, zejména odpovědí na příslušnou zprávu nebo kontaktováním správce. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním. Samotná účast na akci ani potvrzení seznámení s těmito zásadami nepředstavují marketingový či fotografický souhlas.

Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. U složitých nebo četných žádostí lze lhůtu prodloužit až o další dva měsíce; o prodloužení i důvodech vás informujeme během prvního měsíce. Při důvodných pochybnostech si vyžádáme pouze informace nezbytné k ověření totožnosti. Uplatnění práv je zásadně bezplatné.

Stížnost můžete podat Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz, případně jinému příslušnému dozorovému úřadu. Předchozí kontaktování b.you není podmínkou podání stížnosti.

12. Bezpečnost a změny zásad

Přístup k údajům omezujeme podle pracovních úkolů a používáme přiměřená technická a organizační opatření. V rámci zde popsaného zpracování nečiníme rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování s právními nebo obdobně významnými účinky podle čl. 22 GDPR.

Při změně účelů nebo podstatných podmínek vás včas informujeme. Nový účel vyžadující souhlas nezavedeme pouhou změnou těchto zásad. Zásady jsou informací o zpracování, nikoli žádostí o obecný souhlas.